Neidio i'r prif gynnwys
Arhoswch, yn llwytho

Crynodeb o'r swydd

Prif leoliad
Directorate Administrative Support
Gradd
NHS AfC: Band 3
Contract
Parhaol
Oriau
Llawnamser - 37.5 awr yr wythnos
Cyfeirnod y swydd
001-AC160-0825
Cyflogwr
Bwrdd Iechyd Prifysgol Caerdydd a'r Fro
Math o gyflogwr
NHS
Gwefan
University Hospital of Wales
Tref
Cardiff
Cyflog
£25,313 - £26,999 .
Cyfnod cyflog
Yn flynyddol
Yn cau
06/08/2025 23:59

Teitl cyflogwr

NHS

Directorate Administrative Support

NHS AfC: Band 3

PWY YDYM NI:

Bwrdd Iechyd Prifysgol Caerdydd a’r Fro yw un o’r Byrddau Iechyd Integredig mwyaf yn y DU, sy’n cyflogi dros 16,000 o staff ac yn darparu dros 100 o wasanaethau arbenigol. Gan wasanaethu poblogaeth o oddeutu 500,000 o bobl sy’n byw yng Nghaerdydd a Bro Morgannwg, rydym yn canolbwyntio ar anghenion iechyd a gofal ein poblogaeth leol, gan weithio gyda’n partneriaid hefyd i ddatblygu gwasanaethau rhanbarthol. Ar y cyd, rydym yn ymrwymedig i wella canlyniadau iechyd i bawb a darparu gofal a chefnogaeth ragorol.

Ein cenhadaeth yw “Byw’n Dda, Gofalu’n Dda, Gweithio Gyda’n Gilydd”. Yn ddiweddar, rydym wedi adnewyddu ein strategaeth, Llunio ein Llesiant i’r Dyfodol, sy’n nodi Gweledigaeth y Bwrdd Iechyd ar gyfer gwella iechyd a lles y poblogaethau rydym yn eu gwasanaethu erbyn 2035 trwy gyflawni ein hamcanion strategol; Rhoi Pobl yn Gyntaf, Darparu Ansawdd Rhagorol, Cyflawni yn y Mannau Cywir a Gweithredu ar gyfer y Dyfodol. Mae gennym gyfnod heriol o’n blaenau, ond rydym yn hyderus, drwy fynd i’r afael â’r heriau hyn gyda’n gilydd, y gallwn gefnogi pobl i fyw bywydau iachach a lleihau’r gwahaniaethau annheg yn nifer yr achosion o salwch a’r canlyniadau iechyd a welwn yn ein cymunedau heddiw. Ein nod yw darparu gofal a thriniaeth ragorol i bobl pan fydd eu hangen arnynt, lle mae eu hangen arnynt; gofal sy’n cymharu’n dda â’r gorau yn y byd, ond i wneud hynny mae angen i ni drawsnewid sut yr ydym yn darparu gwasanaethau dros y degawd nesaf a thu hwnt.

Rydym yn sefydliad sy’n cael ei yrru gan werthoedd, a dim ond os yw ein gwerthoedd wrth wraidd popeth a wnawn y caiff ein nodau eu gwireddu. Wedi’u creu gan gydweithwyr, cleifion a’u teuluoedd, a gofalwyr, mae ein gwerthoedd fel a ganlyn:

·         Rydym yn garedig ac yn ofalgar

·         Rydym yn barchus

·         Mae gennym ymddiriedaeth ac uniondeb

·         Rydym yn cymryd cyfrifoldeb personol

EIN RHANBARTH:

Mae gan Gymru lawer i’w gynnig gyda milltiroedd o arfordir trawiadol, safleoedd treftadaeth y byd UNESCO a chefn gwlad hardd. Mae gan Gaerdydd, prifddinas ffyniannus Cymru, rywbeth at ddant pawb. Mae’n ddinas wych i fyw a gweithio ynddi sy’n cynnig llwyth o atyniadau chwaraeon, celfyddydau a diwylliannol. Wedi’i leoli i’r gorllewin o Gaerdydd, mae Bro Morgannwg yn cynnig cyfuniad o gefn gwlad hardd Cymru ac arfordir naturiol dramatig, yn ogystal â threfi prydferth yn cynnwys Penarth a’r Bont-faen. Mae’n bosibl y bydd y rhai hynny sy’n chwilio am fwy o ddiwylliant yn cael eu denu at yr Amgueddfa Genedlaethol, Sain Ffagan Amgueddfa Werin Cymru neu Ganolfan y Mileniwm, cartref Opera Cenedlaethol Cymru. P’un ai’n fywyd dinesig neu’n fywyd gwledig, mae Caerdydd a’r Fro yn cynnig y gorau o’r ddau fyd.

Cytunwyd ar y raddfa gyflog uchod fel rhan o ddyfarniad cyflog Agenda ar gyfer Newid y GIG ar gyfer 2025/2026 a chaiff ei weithredu ym mis Awst 2025 gydag ôl-ddyddio i 1af Ebrill 2025 lle bo'n berthnasol. 


 

Trosolwg o'r swydd

This is an exciting opportunity to join our Peri-Operative Care Team who provide support for all our Theatre suites in University Hospital of Wales. We are looking for suitable candidates to compliment our existing workforce.

The Administrative team has an integral role in the department and is responsible for supporting Clinical Leaders & Assistant Service Managers, reporting maintenance requests and supporting on basic administrative duties. The successful candidate must have an approachable and polite manner and have the ability to deal with customers at all levels both within the organisation and with external parties.

The successful candidate will require the ability to work well as a team player but also have the ability to work alone and use initiative. You will need to have excellent interpersonal and communication skills alongside good computer skills.

Confidentiality, accuracy and  quality customer service are core principles in this role as we strive to provide a first class, patient focused service.

Hours of work will be 37.5 hours per week,  in line with the service needs.

If you meet this criteria, have proven organisational skills and enjoy working as part of a team then we want to hear from you.

The ability to speak Welsh is desirable for this post; Welsh and/or English speakers are equally welcome to apply.

Prif ddyletswyddau'r swydd

     Overseeing Rosterpro for the staff in main theatres.  Inputting all annual leave, overtime and sickness.

 

    Overseeing overtime worked in other theatre departments is re-deployed correctly and entered on the cross charge spread sheet

 

    Overseeing Inputting of Bank staff onto Rosterpro

     Enrolling all new staff for main theatres and CHfW, and other areas in Peri-Operative care

    Complete all termination/retirement forms for the staff in the area.  Ensuring any changes forms are completed and sent to appropriate new managers, along with the personnel and sickness files.

 

     Inform Rosterpro of all terminations and staff changes.

  Maintain the excel spreadsheet of all private patients and waiting list initiatives carried out in main theatres ensuring information inputted is correct.

 

 Complete the main theatres sickness spreadsheet and book.  Inform payroll and HR when staff returns to work.

 Work well under own initiative as well as part of a team on a day to day basis carrying out all duties to a high standard.

 Must at all times respect the confidentiality of all electronically stored information and written data, particularly when it relates to the patients.

Participation in the annual departmental stock take as and when required.

Support Theatre reception as necessary

 Carry out any other duties commensurate with the grade

Gweithio i'n sefydliad

Bwrdd Iechyd Prifysgol Caerdydd a’r Fro yw un o’r Byrddau Iechyd Integredig mwyaf yn y DU, yn cyflogi dros 17,000 o staff ac yn darparu dros 100 o wasanaethau arbenigol. Mae gennym amrywiaeth o yrfaoedd i’w cynnig ar draws 6 safle ysbyty. Gan wasanaethu dros 500,000 o bobl sy’n byw yng Nghaerdydd a’r Fro, ein ffocws yw anghenion iechyd a gofal ein poblogaeth leol a gwaith partneriaeth i ddatblygu gwasanaethau rhanbarthol. Ar y cyd, rydym yn ymrwymedig i wella canlyniadau iechyd i bawb a darparu gofal a chefnogaeth ragorol.

Ein cenhadaeth yw “Byw’n Dda, Gofalu’n Dda, Gweithio Gyda’n Gilydd”, a’n gweledigaeth yw y dylai siawns pob unigolyn o fyw bywyd iach fod yn gyfartal. Ein strategaeth trawsnewid a gwella 10 mlynedd, Llunio ein Llesiant i’r Dyfodol, yw ein cyfle i gydweithio â’r cyhoedd a’n gweithlu i sicrhau bod ein bwrdd iechyd yn fwy cynaliadwy ar gyfer y dyfodol.

Swydd-ddisgrifiad a phrif gyfrifoldebau manwl

1.      Overseeing Rosterpro for the staff in main theatres.  Inputting all annual leave, overtime and sickness.  Informing the clinical leaders when correct and ready for verification

 

2.      Overseeing overtime worked in other theatre departments is re-deployed correctly and entered on the cross charge spread sheet, inform the relevant departments so they can verify in a timely manner.

 

3.      Overseeing Inputting of Bank staff onto Rosterpro and check the correct reference numbers are used.

 

4.      Ensure pay returns are done on a weekly basis for the TSC and admin staff including overtime.

 

5.      Ensure Cardiac team call shifts are inputted correctly and informing payroll monthly.

 

6.      Dealing with pay queries

 

7.      Enrolling all new staff for main theatres and CHfW, and other areas in Peri-Operative care in the absence of colleagues.

 

8.      Complete all termination/retirement forms for the staff in the area.   Ensuring any changes forms are completed and sent to appropriate new managers, along with the personnel and sickness files.

 

9.      Inform Rosterpro of all terminations and staff changes.

 

10.  Maintain the excel spreadsheet of all private patients and waiting list initiatives carried out in main theatres ensuring information inputted is correct.

 

11.  Ensure all departmental filing is carried out correctly, keeping both personnel and sickness files up to date.

 

12.  Complete the main theatres sickness spreadsheet and book.  Inform payroll and HR when staff returns to work.

 

13.  Complete the spreadsheet for all lockers in the main theatre suite, maintain the waiting list for lockers. Ensuring that when someone leaves the locker is emptied and the key is collected.  Ensuring all lockers are fit for purpose before handing a key on.

 

14.  Ability to use both Oracle for ordering the stock and PMS for checking/completing theatre lists.

 

15.  Work well under own initiative as well as part of a team on a day to day basis carrying out all duties to a high standard.

 

16.  Must at all times respect the confidentiality of all electronically stored information and written data, particularly when it relates to the patients.

 

17.  Participation in the annual departmental stock take as and when required.

 

18.  Ability to recognise and respond to the needs of others during times of distress or emotional circumstances, for both colleagues and visitors to the area.

 

19.  Cover the main theatre/CHfW reception desks in the absence of colleagues.  Ability to deal quickly with any emergency situation that should arise.

 

20.  To carry out photocopying and filing for the department as and when required.

 

 

21.  To carry out any other duties commensurate with the grade as requested by the Theatre Manager, Assistant Service Manager, Clinical Leaders and other senior members of the team. 

Manyleb y person

English

Meini prawf hanfodol
  • Relative Experience
  • Computer Skills
Meini prawf dymunol
  • Knowledge of Trust Policy & Procedures
  • Other Experience

English

Meini prawf hanfodol
  • Relative Experience
  • Computer Skills
Meini prawf dymunol
  • Knowledge of Trust Policy & Procedures
  • Other Experience

Bathodynnau ardystio / achredu cyflogwyr

Veteran AwareApprenticeships logoAge positiveDisability confident leaderhyderus o ran anableddAccredited Living Wage EmployerDefence Employer Recognition Scheme (ERS) - GoldArmed Forces CovenantDFN Project Search LogoStonewall Top 100 Employers in 2023Stonewall Top 100 Employers in 2023Core principles

Gofynion ymgeisio

Rhaid i chi gael cofrestriad proffesiynol priodol yn y DU.

Bydd y swydd hon yn gofyn am gyflwyno Datgeliad i wirio am unrhyw gollfarnau troseddol sydd heb ddarfod.

Mae sgiliau iaith Gymraeg yn ddymunol

Dogfennau i'w lawrlwytho

Gwneud cais ar-lein nawr

Rhagor o fanylion / cyswllt ar gyfer ymweliadau anffurfiol

Enw
Kathryn Rodowicz
Teitl y swydd
Assistant Service Manager
Cyfeiriad ebost
[email protected]
Rhif ffôn
029218 41232
Gwybodaeth i gefnogi eich cais

Nikki Rabone as alternative contact:

[email protected]

029218 47018

Gwneud cais ar-lein nawrAnfonwch hysbysiadau ataf am swyddi gwag tebyg